Chargé(e) Administration Prospection

Dans le cadre de l’expansion de notre Business Unit Supeco , nous sommes à la recherche d'un(e) Chargé(e) Administration Prospection.

Votre principale mission est d'sssurer la gestion administrative, documentaire et le suivi des dossiers de prospection immobilière afin de disposer d’informations fiables et complètes sur les sites étudiés, faciliter les analyses et validations et sécuriser la traçabilité des décisions jusqu’au transfert des projets retenus.

Missions et responsabilités :

Rattaché(e) à la Direction expansion, vous aurez pour principales missions :

• Créer et mettre à jour les fiches des terrains ou locaux prospectés, codifier les sites et consolider localisation, surfaces, prix, contacts, statut et prochaines étapes.
• Obtenir auprès des prospecteurs et propriétaires les titres, plans, coordonnées cadastrales, pièces d’identité, mandats, informations urbanistiques et autres justificatifs requis.
• Vérifier la cohérence et la validité apparente des pièces, identifier les documents manquants et relancer les interlocuteurs jusqu’à constitution d’un dossier exploitable.
• Transmettre les éléments aux équipes Juridique, Autorisations, Technique, Finance et Géomarketing, suivre leurs retours et centraliser réserves, demandes complémentaires et avis.
• Préparer les dossiers et supports des comités de prospection, organiser les réunions, formaliser les décisions et mettre à jour les statuts, conditions et actions retenues.
• Suivre les lettres d’intérêt, mandats, promesses, baux ou acquisitions avec les équipes habilitées et coordonner signatures, échéances et conditions suspensives sans se substituer au Juridique.
• Fiabiliser le CRM ou tableau de prospection, produire le pipeline, les alertes et états d’avancement et garantir la traçabilité des versions et décisions.
• Classer les dossiers physiques et électroniques, préserver leur confidentialité et préparer les demandes d’achat, notes de frais et factures liées aux études et démarches.