Venue Logistics Manager (VLM)

Intitulé du poste : Venue Logistics Manager (VLM)

Responsabilités générales
Le/La titulaire du poste est responsable de la gestion logistique globale d’un site, qu’il s’agisse d’un lieu de compétition , depuis la phase de planification jusqu’à la restitution finale. Il/Elle assure la coordination et la disponibilité de l’ensemble des ressources, flux et équipements nécessaires au bon déroulement des activités sur le site.

Le/La Venue Logistics Manager agit comme responsable opérationnel logistique unique de son site et constitue le point de contact central pour toutes les Functional Areas (FA) présentes. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le Logistics Coordination Centre (LCC) et rend compte directement au LCC Manager ainsi qu’au Directeur de la fonction Logistique.

Missions principales

Planification et préparation pré-événement
Le/La VLM prend connaissance des documents de référence du site, notamment le Venue Information Sheet (VIS) et le Venue Description Book (VDB), et réalise une évaluation terrain afin de vérifier la faisabilité des dispositifs logistiques. Il/Elle effectue un état des lieux du site pour identifier les contraintes éventuelles, les anomalies structurelles ou les écarts d’inventaire.

Il/Elle analyse les plans logistiques associés (zones de stockage, circuits de livraison, dispositifs de contrôle) et valide les besoins en fournitures, équipements et installations (FF&E) des différentes Functional Areas. Ces besoins sont consolidés dans le système logistique prévu. Le/La VLM élabore ensuite le plan logistique du site ainsi que les plannings détaillés des phases de montage et de démontage, en coordination avec les équipes concernées. Il/Elle soumet également les demandes d’autorisations d’accès pour les véhicules logistiques et participe aux réunions de coordination préparatoires organisées avant l’événement.

Gestion opérationnelle et exécution
Pendant les phases d’installation et d’exploitation du site, le/La VLM supervise l’équipe logistique locale composée notamment d’assistants, de coordinateurs terrain et d’équipes de manutention. Il/Elle pilote l’installation des différents espaces du site tels que les bureaux opérationnels, les zones techniques, les espaces médias, les zones de restauration, les espaces de sécurité ou encore les zones d’accréditation.

Il/Elle assure la coordination quotidienne avec les représentants des Functional Areas présentes sur le site et anime les réunions opérationnelles afin de suivre l’avancement des activités. Le/La VLM contrôle les livraisons entrantes en vérifiant les autorisations d’accès, les accréditations et la conformité des documents, tout en assurant leur enregistrement dans le système de gestion logistique.

Il/Elle gère également les demandes urgentes ou les imprévus en proposant des solutions opérationnelles rapides, en optimisant les ressources disponibles et en arbitrant l’utilisation des espaces si nécessaire. Un suivi régulier des opérations est assuré à travers des rapports transmis au centre de coordination logistique.

Gestion des ressources, des prestataires et de la sécurité
Le/La VLM assure la coordination opérationnelle avec le gestionnaire du site ainsi qu’avec les prestataires logistiques intervenant sur place. Il/Elle supervise l’utilisation et le suivi des équipements et matériels nécessaires aux opérations logistiques.

Il/Elle veille au respect des normes de sécurité et des procédures en vigueur, notamment dans l’installation des infrastructures et la gestion des zones à risque. En cas d’incident logistique, il/elle applique les procédures de gestion prévues, en assurant une remontée rapide de l’information auprès du centre de coordination lorsque la situation l’exige.

Démobilisation et reporting
À l’issue de l’événement, le/La VLM organise et supervise la phase de démontage du site. Il/Elle coordonne le retrait des installations, le retour du matériel vers le hub logistique et réalise un inventaire des équipements restants.

Il/Elle participe à l’état des lieux final avec le gestionnaire du site afin de garantir la restitution conforme des installations. Dans les jours suivant la fin des opérations, le/La VLM produit un rapport de retour d’expérience présentant la chronologie des opérations, l’analyse des incidents ou écarts éventuels ainsi que les recommandations pour l’amélioration des futures opérations. Il/Elle contribue également à la validation des prestations logistiques dans le cadre de la clôture administrative et financière.

Qualifications et compétences requises

Diplôme Bac+5 minimum en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement, management des opérations ou dans un domaine équivalent.
Minimum 05 cinq ans dans la gestion logistique opérationnelle est attendue, idéalement acquise dans le cadre de grands événements internationaux, de projets multisites ou d’environnements logistiques complexes.

Une bonne maîtrise des processus logistiques liés à l’événementiel est nécessaire, notamment en matière de planification, de gestion des flux et de coordination des phases d’installation et de démontage. La connaissance des outils de gestion logistique et une bonne maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel et PowerPoint, sont également attendues.

Le poste nécessite de solides compétences en coordination d’équipes, en résolution de problèmes et en communication.
Le/La titulaire doit faire preuve d’organisation, de rigueur, de réactivité et de capacité à travailler dans un environnement exigeant et soumis à des contraintes de temps importantes.

La maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral, est indispensable. La connaissance du wolof ou d’une autre langue locale constitue un atout pour la coordination opérationnelle sur le terrain.